Internationaal aanbesteden – hoe vergroot u uw kansen?

beurs in Duitsland

Wanneer u inschrijft op een tender, moet u aan een heleboel wettelijke criteria voldoen en een flinke stapel documenten aanleveren. Er gaat dus veel tijd in zitten, terwijl er geen enkele garantie is dat u de opdracht daadwerkelijk binnen zal halen. Bij een internationale aanbesteding zijn er nog aanvullende vereisten, zoals aanlevering van de documenten in het Engels. Hoe zorgt u dat u uw kansen maximaliseert?


Wat is een tender?

Een tender of aanbesteding is een procedure waarbij een opdrachtgever via een openbare aankondiging bekend maakt dat hij een opdracht wil laten uitvoeren. Dit kan zowel een bedrijf als een overheidsinstelling zijn, de opdracht kan zowel een product als een dienst betreffen. Denk bijvoorbeeld aan de inkoop van kantoorartikelen of zonnepanelen, maar ook diensten zoals marktonderzoek of het bouwen van een brug.

Geïnteresseerde partijen kunnen een offerte indienen. In principe mag iedereen een aanbieding doen. Het is echter ook mogelijk dat er al voor offerte een selectie plaatsvindt om vast te stellen of de onderneming voldoet aan bepaalde geschiktheidseisen. De inschrijvers moeten zorgen dat de offerte binnen een vooraf bepaalde sluitingsdatum binnen is bij de aanvrager. Op basis van een afweging van alle aangeboden informatie wordt de opdracht aan 1 van de aanbieders verleend. Dit proces heet “gunning”.

De doelstelling van een tender of aanbesteding is om concurrentie tussen de aanbieders te stimuleren, en om alle geïnteresseerde partijen een gelijke kans te geven om de opdracht binnen te halen. Het uiteindelijke doel is om de beste prijs-kwaliteitverhouding te bereiken. Daarnaast is het voor overheden van belang aan te tonen dat opdrachten vrij van omkoping of vriendjespolitiek worden uitbesteed. Boven een bepaalde drempelwaarde zijn overheidsinstellingen verplicht om een opdracht aan te besteden.


De tendermanager


Bedrijven die door de aard van hun product of dienst veel inschrijven op aanbestedingen, hebben soms de beschikking over een tenderteam. De tendermanager (of bidmanager) stuurt dit team aan, en is verantwoordelijk voor het volledige tenderproces (bidmanagement). Het doel van dit team is zoveel mogelijk tenders te “winnen” en daarmee zoveel mogelijk opdrachten binnen te halen.

Het tenderteam stelt alle documentatie samen die benodigd is voor het inschrijvingsproces. Dit pakket bevat naast een kostenplaatje een grote hoeveelheid informatie die de geschiktheid en capaciteit van de aanbieder moeten aantonen, zoals een bedrijfsprofiel, financiële rapportages, specificaties, calculaties, vergunningen of statuten. Daarnaast kan de inschrijvende partij een tenderplan indienen, een tekst waarin hij zichzelf op een zo overtuigend mogelijke manier presenteert.


Internationaal aanbesteden



Door de internationalisering van de markt nemen veel bedrijven deel aan aanbestedingen in het buitenland. Om in te kunnen schrijven op een internationale tender, is het veelal een vereiste om de documenten in het Engels of een andere relevante taal aan te leveren.

Een probleem hierbij is dat er vaak een strakke deadline is voor het aanleveren van de documenten. Er blijft meestal weinig tijd over om een vertaling van de stukken door een professionele vertaler te laten verzorgen. Toch pleit er veel voor om dit te doen. De vertaling vormt een belangrijk onderdeel van de gunningsprocedure en het is raadzaam om deze uit te laten voeren door een specialist. Een inschrijving waar veel tijd in is gestoken, kan door een slechte of niet-native vertaling zomaar in de prullenbak belanden doordat aangeleverde informatie verkeerd begrepen wordt.

Omdat de documenten vaak specialistisch zijn (bijvoorbeeld in technisch of juridisch opzicht), is het van belang de vertaler(s) met zorg te selecteren. Vaak is een technisch vertaler vereist of iemand die veel kennis heeft van de betreffende branche. Daarnaast dient het tenderplan in de doeltaal niets aan overtuigingskracht in te boeten. Hiervoor is het goed een vertaler in te zetten die een stilistisch hoogstandje kan leveren.

Het is raadzaam contact op te nemen met een gerenommeerd vertaalbureau, dat een team van gespecialiseerde native speakers op de vertaling kan zetten. Dit heeft meerdere voordelen. Door een team van vertalers in te zetten, kan er efficiënt worden gewerkt en kan de deadline nauwkeurig in het oog worden gehouden. De projectmanager van het vertaalbureau zal u het hele project uit handen nemen en vertalers inzetten die samenwerken en door uitwisselen van informatie een consistente vertaling van de aanbestedingsstukken voor u kunnen verzorgen. Door de uiteenlopende aard van tenderdocumentatie (financiële rapportages, juridische stukken, technische specificaties, etc.), is het inzetten van een team van vertalers met verschillende specialisaties zelfs een uitstekende optie.

Zet u toch liever 1 vertaler in? Een andere mogelijkheid is door inzet van de laatste technologie op vertaalgebied de snelheid te bereiken die u nodig heeft bij de vertaling van uw aanbestedingsdocumenten. Elycio Tekst & Vertaling heeft uitgebreide ervaring in de vertaling van aanbestedingsdocumentatie, en zal met u meedenken over de beste oplossing voor uw specifieke vraag. Niets is onmogelijk!

Check de website van Elycio Tekst & Vertaling voor meer informatie, en vraag vooral eens een vrijblijvende offerte aan. Binnen een paar uur heeft u een exacte prijsopgave in huis.

Deel dit bericht